Een export in een chatvenster plakken: wat gebeurt er met uw data?

Een export uit het ERP, even in een chatvenster plakken met de vraag “welke klanten springen eruit?”. Het is snel gedaan en het antwoord is vaak verrassend bruikbaar. Maar de gegevens zijn daarmee uw organisatie uit.

Wat er met die gegevens gebeurt

Alles wat u in een AI-tool plakt, gaat naar de servers van de aanbieder. Wat er daarna mee gebeurt, hangt af van de versie die u gebruikt en van de instellingen.

• Gratis en persoonlijke versies bewaren gesprekken vaak, en bij een deel van de aanbieders kunnen ze worden gebruikt om modellen te verbeteren, tenzij u dat zelf uitzet.
• Zakelijke versies hebben doorgaans contractuele afspraken: uw gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen, en uw organisatie beheert wie toegang heeft.

De voorwaarden verschillen per aanbieder en veranderen regelmatig. Kijk dus naar de voorwaarden van de tool die u gebruikt, niet naar wat een collega erover hoorde.

Wat de AVG ervan vindt

Staan er persoonsgegevens in de export, zoals namen van klanten of contactpersonen, medewerkers of salarissen, dan valt dat onder de AVG. Uw organisatie laat die gegevens dan verwerken door een externe partij. Daar hoort een grondslag bij, en een verwerkersovereenkomst met die partij.

Met een zakelijke licentie is dat vaak geregeld. Met een gratis account dat een medewerker zelf heeft aangemaakt meestal niet. Twijfelt u, leg het dan voor aan degene die in uw organisatie over privacy gaat.

Ook zonder persoonsgegevens is voorzichtigheid op zijn plaats. Marges, prijsafspraken en klantlijsten zijn bedrijfsgevoelig, ook als de AVG er niets over zegt.

Wat wel kan

• Kolomnamen in plaats van data. Voor een formule of een analyse-aanpak heeft de assistent uw echte gegevens niet nodig. “Ik heb een tabel met klant, factuurdatum en bedrag” is genoeg.
• Verzonnen voorbeeldrijen. Drie rijen met fictieve klanten laten zien hoe uw data eruitziet, zonder iets prijs te geven.
• Anonimiseren. Klantnummers in plaats van namen, afgeronde bedragen, alleen de kolommen die u nodig heeft.
• Een zakelijke licentie voor wie er echt mee werkt, beheerd door uw organisatie.

Afspraken op één A4

Het probleem is zelden één medewerker die iets verkeerds doet. Het is dat niemand weet wat er gebeurt, omdat er niets is afgesproken. Een paar afspraken zijn genoeg om mee te beginnen:

1. Welke AI-tools gebruiken we, en met welke licentie?
2. Welke gegevens mogen erin, en welke nooit?
3. Wie controleert een uitkomst voordat die wordt gebruikt?
4. Waar delen we wat goed werkt, zodat niet iedereen zelf het wiel uitvindt?

Daarmee is AI voor uw eigen werk veilig te gebruiken, ook als uw data nog niet op orde is. Voor AI die op uw bedrijfsdata zelf werkt, is meer nodig. Wat precies, leest u op onze kijk op AI.

Wilt u weten wat een concreet AI-idee van uw data vraagt? Kijk het na met de AI-ijsberg.