Een BI-project is geen project, het is een nieuwe manier van werken

“Het BI-project is nu wel klaar. We gaan de inzet afbouwen naar één dag per week.”

Die zin hoor ik vaker dan u zou denken. En bijna altijd zitten we maanden later nog twee of drie dagen per week bij diezelfde klant. Niet omdat het project uitliep, maar omdat het systeem werd gebruikt.

“BI-project is geen project. Je begint ergens mee, je zet iets neer, maar daarna is het gewoon een nieuwe manier van werken. Dat blijft doorgaan.”

Waarom het nooit af is

Een ERP-implementatie heeft een einddatum. Een nieuw kantoorpand ook. Een BI-systeem niet, en dat is geen ontwerpfout.

Zodra mensen merken dat ze hun cijfers elke dag actueel voor zich hebben, gaan ze nieuwe vragen stellen. Kan ik dit ook per vestiging zien? Kunnen we de voorraad ernaast leggen? Waarom wijkt deze klant af? Die vragen bestonden eerst niet, omdat niemand wist dat het antwoord binnen bereik lag.

Daarbij verandert uw organisatie zelf ook. Er komt een productlijn bij, een vestiging, een nieuw bronsysteem. Een BI-systeem dat niet meegroeit, raakt binnen een jaar achter.

“Dat is alleen maar goed, want dat betekent dat het succesvol is. Dat het systeem echt gebruikt wordt en dat mensen het belangrijk vinden dat er nieuwe informatie aan toegevoegd wordt.”

Wat dit betekent voor uw budget

De eerste vraag van elke directeur is terecht: wat kost het en wanneer is het klaar?

Het eerlijke antwoord heeft twee delen. Wat het platform kost en wat de eerste implementatie ongeveer vraagt, kunnen we vooraf goed inschatten. Wat daarna komt, hangt af van hoe hard uw organisatie gaat trekken. En dat is precies wat u wilt.

Reken daarom niet met een project van drie maanden en dan niets meer. Reken met een stevige start en daarna een structurele, kleinere inzet die meebeweegt met de vragen uit uw organisatie. Soms is dat een dag per maand, soms een paar dagen per week in een drukke periode.

Klein beginnen, daarna uitbouwen

Juist omdat het nooit af is, beginnen we klein. Eén bronsysteem, één datamart, één stermodel en een paar rapporten die uw bestaande Excel-overzichten vervangen. Binnen korte tijd ziet u wat het oplevert.

Vanaf daar bouwen we stap voor stap verder, in het tempo van uw organisatie. Een extra feitentabel, een tweede bron, een afdeling die aanhaakt. Zo groeit het systeem mee met de behoefte, in plaats van dat we vooraf maanden specificeren wat u misschien nooit gaat gebruiken.

De kennis hoort bij u

Een doorlopende samenwerking betekent niet dat u afhankelijk van ons moet blijven. Het doel is dat de kennis over definities, logica en het datamodel in uw eigen organisatie gaat zitten. Wij helpen bij de lastige vragen en bouwen mee waar nodig. Maar de mensen die uw business kennen, moeten zelf met de data aan de slag kunnen.

Waar staat u nu?

Wilt u weten hoe ver uw organisatie al is? Met de AI-ready check ziet u in ongeveer vijf minuten op welk niveau van ons BI-volwassenheidsmodel u zit.