Kennis
Het BI-volwassenheidsmodel: in zes stappen naar datagedreven werken
Veel organisaties verzamelen al jaren data, maar halen er weinig uit. Het BI-volwassenheidsmodel laat zien waar u staat, wat de volgende stap is, en waarom u voor AI eerst de basis op orde moet hebben.
Als Excel de grens bereikt
Waarschijnlijk verzamelt uw organisatie al veel data. Vaak komt die samen in Excel, omdat de standaardrapportages in uw systemen niet genoeg inzicht geven. Excel is toegankelijk, maar op den duur loopt u tegen grenzen aan:
- het onderhoud kost steeds meer tijd;
- gegevens verouderen en zijn niet meer actueel;
- bestanden worden traag en onoverzichtelijk;
- meerdere mensen kunnen niet tegelijk aan een bestand werken;
- bepalen wie wat mag zien wordt ingewikkeld.
Voor u het weet circuleren er tientallen Excel-bestanden, elk met eigen versies en formules. Er is geen eenduidige bron meer, en vergaderingen gaan over welk cijfer klopt in plaats van over wat u eraan doet.
BI en AI: eerst de basis
Business Intelligence is het proces waarbij betrouwbare, actuele data wordt omgezet in informatie die beslissingen ondersteunt, van operationeel tot strategisch. AI bouwt daarop voort: het zoekt patronen, doet voorspellingen en signaleert trends. Denk aan het voorspellen van klantgedrag, klanten indelen in groepen, verkoopprognoses, voorspellen wanneer onderhoud nodig is, en scenarioplanning.
De kwaliteit van zulke analyses hangt volledig af van de data die erin gaat. Wie serieus met AI aan de slag wil, moet eerst zorgen dat de gegevens goed toegankelijk en betrouwbaar zijn opgeslagen. Het BI-volwassenheidsmodel beschrijft hoe ver een organisatie daarin is.
De zes niveaus
Niveau 1: Ongeorganiseerd
Typische vraag: “Mag ik een lijstje…?”
Op verzoek worden lijstjes en eenvoudige rapporten samengesteld om een actuele vraag te beantwoorden.
U verzamelt data in een boekhoudsysteem of andere software, maar gebruikt die nauwelijks voor rapportages. Wie iets wil weten, downloadt gegevens en verwerkt ze met de hand in Excel. Data-analyse vindt nog nauwelijks plaats.
Niveau 2: Operationele rapporten
Typische vraag: “Wat gebeurt er nu?”
Informatie wordt periodiek uit de operationele systemen gehaald en tot rapportages voor het management verwerkt.
U zet de eerste stap naar geautomatiseerde rapportages. Gegevens komen periodiek in een database, en u werkt met standaardrapporten die bijvoorbeeld dagelijks worden bijgewerkt. Excel speelt nog een grote rol, maar verwerking en presentatie zijn consistenter.
Niveau 3: Management dashboards
Typische vraag: “Wat is er gebeurd?”
Een centrale database wordt periodiek gevuld; standaarddashboards tonen vooraf bepaalde informatie en kpi’s.
U benut de verzamelde gegevens volop. U volgt trends en stuurt op kpi’s, en de rapportages bewaken de gezondheid en voortgang van het bedrijf. U bent klaar voor een datamodel dat zowel vaste als losse analyses ondersteunt.
- AI-ready
Niveau 4: Self-service analyse
Typische vraag: “Waarom is het gebeurd?”
Een eigen datamodel, los van de bronsystemen, voor vaste én losse analyses. Vervangt u een systeem, dan blijven de analyses werken.
Uw BI is op orde. Gegevens uit meerdere bronsystemen komen gestructureerd samen in een datamodel, en medewerkers beantwoorden zelf hun vragen met data. Met een sterke datacultuur in het hele bedrijf bent u op dit niveau AI-ready.
Niveau 5: Gegevensgestuurde voorspellingen
Typische vraag: “Wat gaat er gebeuren?”
De data is geschikt voor geavanceerde analyses: niet alleen wat er gebeurd is en waarom, maar ook wat er gaat gebeuren.
Uw BI is goed ingericht en er heerst een sterke datacultuur. Daardoor kunt u AI inzetten, zoals voorspellende modellen en machine learning. Dat werkt alleen omdat de onderliggende data en processen betrouwbaar zijn.
- AI-infused
Niveau 6: Gegevensgestuurde acties
Typische vraag: “Hoe kunnen we het laten gebeuren?”
Het systeem adviseert welke acties tot het gewenste resultaat leiden. Uiteindelijk beslist nog steeds een medewerker.
U gebruikt geavanceerde AI om bedrijfsprocessen te optimaliseren, met geautomatiseerde besluitvorming en slimme voorspellingen. AI draagt actief bij aan strategische beslissingen en de dagelijkse bedrijfsvoering.
U kunt geen niveau overslaan
Natuurlijk wilt u zo snel mogelijk naar boven. Maar elk niveau bouwt voort op het vorige: zonder centraal datamodel geen self-service, en zonder betrouwbare basis geen voorspellingen die kloppen. De meeste organisaties staan op niveau 2 of 3. Daar valt nog veel te winnen, en de stap naar niveau 4 maakt u AI-ready.
Hoe het Smart Data Platform helpt
Het Smart Data Platform helpt u van niveau 1 tot en met 4. U hoeft dus niet eerst zelf een database of dashboards te hebben om te beginnen.
Het platform draait in uw eigen Microsoft Azure-omgeving en haalt gegevens op uit uw bronsystemen, zoals clouddiensten, databases en Excel-bestanden. Die komen in een datawarehouse dat de historie bewaart: nieuwe informatie wordt toegevoegd zonder de oude te overschrijven. Op het datawarehouse bouwen onze consultants een datamodel in Power BI, afgestemd op uw organisatie. Dat model is de centrale bron voor alle rapportages, zodat iedereen met dezelfde cijfers werkt en zelf kan doorvragen.
Werkt u met Exact Globe of Exact Synergy? Dan is er een standaard datamodel met rapportages, zodat u sneller van start gaat. Zie rapportage op Exact. Wilt u verder naar niveau 5, dan helpen we ook bij geavanceerde analyses.
Twee voorwaarden voor succes
Datakwaliteit
De kwaliteit van de data in uw bronsystemen is de basis. Worden gegevens niet goed vastgelegd, dan ontstaan gaten en tegenstrijdigheden. Achteraf repareren kan, maar kost veel handwerk. De echte oplossing zit aan het begin: zorgen dat medewerkers het bronsysteem gebruiken zoals bedoeld, en dat ze begrijpen waarom goede invoer ertoe doet.
Gebruik in de hele organisatie
Vaak zijn het vooral managers die met Power BI-rapporten werken. Datagedreven werken lukt pas echt als iedereen data in enige mate gebruikt voor zijn eigen werk. Training en een goed opgebouwd datamodel maken dat mogelijk.
Waar staat uw organisatie?
De AI-ready check bepaalt in 5 minuten uw niveau, en voor welke vormen van AI uw data klaar is. Wilt u het grondig laten uitzoeken? Dan is de SmartScan de logische volgende stap: in twee weken, samen met ons.