Wacht niet op het nieuwe bronsysteem: uw klanten en facturen blijven hetzelfde

“Over een paar maanden krijgen we een nieuw bronsysteem. Dan is het zonde om nu moeite in een datawarehouse te stoppen.”

Het klinkt verstandig. Maar in de praktijk zie ik wat er daarna gebeurt: de implementatie van het nieuwe systeem loopt uit, BI wordt nog een keer uitgesteld, en uiteindelijk belandt het op de lange baan. Intussen draait de maandrapportage gewoon door op Excel.

Wat er echt verandert bij een nieuw systeem

Een nieuw ERP voelt als een totaal nieuwe wereld. Voor de rapportage valt dat erg mee.

“Als je een nieuw bronsysteem hebt, heb je nog steeds producten. Je hebt nog steeds klanten, je hebt nog steeds facturen, je hebt nog steeds medewerkers. Dat verandert allemaal niet.”

In een goed opgezet datawarehouse zitten tussen het bronsysteem en uw rapporten een paar lagen. Het bronsysteem levert ruwe data aan, de datamart vertaalt die naar begrippen die uw organisatie gebruikt, en daarop staan de rapporten.

Wisselt u van bronsysteem, dan verandert alleen die vertaalslag. Haalde u het factuurnummer eerst uit de tabel met facturen, dan komt het voortaan uit de tabel met invoices. Maar het belandt nog steeds in dezelfde feitentabel met facturen. Uw rapporten, definities en dashboards blijven zoals ze waren.

Een datawarehouse maakt de overstap juist makkelijker

Daar zit de ironie. Wie wacht met BI tot na de systeemwissel, mist precies het hulpmiddel dat die wissel soepeler maakt.

Met een datawarehouse kunt u oud en nieuw naast elkaar leggen. Klopt de omzet in het nieuwe systeem met wat het oude rapporteerde? Zijn alle klanten goed overgekomen? Zonder datawarehouse is dat handwerk in Excel. Met een datawarehouse is het een vergelijking die u elke dag opnieuw kunt draaien.

En de historie blijft bewaard. De jaren uit het oude systeem staan gewoon naast de nieuwe data, in hetzelfde rapport.

“Eerst de data opruimen”

Een variant die ik ook regelmatig hoor: tijdens de implementatie blijkt de data een zooitje, dus we stoppen even. Eerst een nieuwe versie van Exact installeren en goed inrichten, dan gaan we verder.

Ook daar zou ik juist doorbouwen.

“Zie die BI-rapportage ook gewoon als een soort trigger om de datakwaliteit te verbeteren.”

Een rapport laat zien waar de data niet klopt. Klanten zonder branche, orders zonder vestiging, dubbele artikelnummers: in een spreadsheet vallen ze weg, in een goed datamodel springen ze eruit. Dat geeft u een concrete lijst om in het bronsysteem aan te pakken, in plaats van een vaag voornemen om “de data op te ruimen”.

Wanneer wachten wel verstandig is

Er zijn situaties waarin even pauzeren verstandig is. Bijvoorbeeld als de overstap volgende maand plaatsvindt en het nieuwe systeem al volledig is ingericht. Dan bouwt u direct op de nieuwe bron.

Maar “over een paar maanden” is in de praktijk vaak een jaar. En elk jaar zonder betrouwbare rapportage kost tijd, discussie en beslissingen op onderbuikgevoel.

Zelf kijken?

Werkt u met Exact Globe of Synergy en overweegt u een overstap? Lees hoe we Exact-rapportages opzetten die een systeemwissel overleven, of doe de AI-ready check.