Excel is een eindpunt, geen schakel in uw informatievoorziening

Laat ik vooropstellen: Excel is een hartstikke fijn programma. U maakt er lekker lijstjes in, u rekent er scenario’s mee door, u zet er snel iets in elkaar voor een specifieke vraag. Daar is het voor bedoeld en daar is het sterk in.

Het gaat mis op het moment dat Excel de spil van uw informatievoorziening wordt.

“Gebruik het niet als essentiële schakel in je informatievoorziening. Het is een eindpunt voor een eindgebruiker, niet een schakel voor de hele organisatie. En daar gaat het fout.”

Hoe het master-bestand ontstaat

Ik kom het bij veel organisaties tegen. Eén groot Excel-bestand dat verwijst naar twintig andere bestanden op het netwerk. In het begin ging dat prima. Maar elk jaar komt er data bij, elke afdeling wil er iets aan toevoegen, en inmiddels moet iemand het ’s ochtends aanzetten zodat het ’s middags klaar is met verversen.

Dan het nieuwe jaar. Er wordt een nieuwe sheet gemaakt, met twaalf tabbladen, voor elke maand één. Alle formules moeten worden aangepast. Uiteraard vergeet u er wel eens één. Niemand merkt het, tot de cijfers in maart vreemd uitvallen.

En in het ergste geval staat het belangrijkste bestand op de C-schijf van iemand die op vakantie is.

Hetzelfde patroon in nieuwe tools

Dit is niet alleen een Excel-probleem. Ik zie hetzelfde bij Power BI Desktop dat rechtstreeks op een bronsysteem draait. Werkt prima, tot er meer data bijkomt, een tweede bron, of ingewikkeldere berekeningen. Dan loopt het vast, of erger: het bronsysteem wordt traag en de mensen die er dagelijks in werken, hebben er last van.

Of de controller die voor elke vraag een nieuwe view en een nieuw rapport maakt. Inmiddels heeft hij er 23 die ongeveer hetzelfde doen, alleen net iets anders. Hij weet zelf niet meer welk rapport wat doet, dus maakt hij er nog maar een.

De oplossing lijkt te werken. Maar het is geen oplossing die meegroeit.

Wanneer het rapport en de spreadsheet het oneens zijn

Bij de start van een BI-traject bouwen we vaak eerst een bestaande Excel-rapportage na. Dat geeft vertrouwen: de cijfers moeten aansluiten op wat men gewend is.

Soms sluiten ze niet aan. Je past iets aan, en nog iets, en dan ben je dicht in de buurt maar weet je niet meer wat je nog kunt veranderen. Dan duik je er samen in met de persoon die het bestand beheert.

“En dan komt hij erachter dat die Excel-sheet die je aan het nabouwen bent, eigenlijk niet klopte. Dat daar een fout in de formule zat. Dat is een echt fantastisch momentje.”

Dat moment laat zien waarom de rapportage niet in een spreadsheet hoort. Niet omdat de maker slordig is, maar omdat handwerk in formules, uitzonderingen en handmatige correcties onzichtbaar blijft. In een datamodel staan de definities vast en zijn ze voor iedereen dezelfde.

Waar Excel wel thuishoort

Excel hoeft niet weg. Het hoort alleen aan het eind van de stroom, niet in het midden.

• De data komt uit uw bronsystemen, via een datawarehouse, in een centraal datamodel.
• Rapporten en dashboards worden daar rechtstreeks op gebouwd.
• Wilt u voor een specifieke vraag verder rekenen? Haal de data uit het model naar Excel en ga uw gang.

Zo blijft de rekenkracht van Excel beschikbaar, zonder dat de maandrapportage afhangt van één bestand en één persoon.

“En ook zeker niet als databundel. Alsjeblieft.”

Herkent u dit?

Doe de AI-ready check en zie in ongeveer vijf minuten waar uw organisatie staat, of reken uit wat uw Excel-uren kosten.