Een ton per jaar, alleen om de rapportage te maken

Een ton per jaar. Zoveel kostte de rapportage bij een klant die ik jaren geleden tegenkwam.

Het was een bedrijf in Engeland dat schade aan autoruiten afhandelde. Hun grootste klanten waren wagenparkbeheerders: verzekeraars en grote bedrijven met een eigen wagenpark. Met die klanten waren SLA’s afgesproken, bijvoorbeeld binnen hoeveel tijd een ruit vervangen moest zijn. Elke maand moest het bedrijf laten zien hoe het daarop presteerde.

Vier mensen, een week per maand

Ik weet het nog goed. Een grote ruimte met bureaus, vier bureaus in een stervorm tegen elkaar aan, met in het midden een paal waar de kabels uit het plafond kwamen.

Die vier mensen waren elke maand een week met elkaar bezig. Gegevens uit het ene systeem knippen en in Excel plakken. Daar mooie PowerPoints van maken. En die PowerPoints naar de grote klanten sturen als SLA-rapportage.

Elke maand. Vier mensen. Een week lang.

Dat kost gewoon een ton per jaar, alleen om die rapportage te maken.

Wij mochten daar een datawarehouse met OLAP-kubussen neerzetten, de techniek van toen. Dat heeft aanzienlijk geholpen.

Het patroon zie ik overal

Dit is een extreem voorbeeld. Maar in kleinere vorm zie ik het in bijna elke organisatie die haar BI nog niet goed geregeld heeft.

• De controller die rond de maandafsluiting dagen bezig is met data in Excel goed zetten. Al gauw gaat zo’n 20% van zijn tijd op aan werk dat hij niet zou hoeven doen.
• Het grote master-Excelbestand dat naar andere bestanden op het netwerk verwijst. ’s Ochtends wordt het ververst, ’s middags is het klaar.
• De medewerker van de technische dienst die elke dag een kwartier tot een half uur gegevens uit allerlei bronnen bij elkaar knipt in zijn eigen lijstje. Energieverbruik, waterverbruik, hoe een machine loopt. Hij is de enige gebruiker en het komt verder nergens terecht.

Een half uur per dag klinkt weinig. Over een jaar tikt dat behoorlijk aan.

Wat kost het, of wat levert het op?

Bedrijven vragen mij vaak: wat kost zo’n BI-platform? Dat is een begrijpelijke vraag, en we kunnen er ook een antwoord op geven. Wat het platform kost en wat de eerste implementatie ongeveer kost, is goed te zeggen.

Maar ik stel liever de omgekeerde vraag: wat levert een goed BI-systeem op?

Een deel daarvan is redelijk goed uit te rekenen:

• hoeveel tijd scheelt het aan het maken van rapportages?
• hoeveel discussietijd scheelt het in vergaderingen over welk cijfer klopt?

Een ander deel is lastiger in geld uit te drukken. Wat is betere informatie waard? Wat levert het op als u een foute beslissing voorkomt?

Lastig te kwantificeren, maar als u erover nadenkt, is het nogal wiedes dat dit geld oplevert.

De kosten die u niet ziet

Slechte data kost op twee manieren geld. De eerste is zichtbaar: mensen zien dat er iets niet klopt en moeten tijd stoppen in het corrigeren. De tweede is gevaarlijker: u neemt een verkeerde beslissing op basis van slechte data, zonder te merken dat de data slecht was.

Dat tweede risico zit vooral in het knutselwerk in Excel. Daar worden vaak met de hand correcties gedaan of regels uitgesloten, en als iemand dat een keer vergeet, gaat het mis zonder dat iemand het ziet.

In een centraal datawarehouse corrigeren we in principe geen fouten die in het bronsysteem verkeerd zijn ingevuld. We maken ze zichtbaar, zodat ze in de bron worden opgelost. Soms kan een kleine aanpassing in het bronsysteem al helpen, bijvoorbeeld door een veld verplicht te maken. Dat voelt in het begin soms ongemakkelijk, maar de datakwaliteit wordt daar in de hele organisatie beter van.

Wachten kost ook geld

Een reden die ik vaak hoor om BI uit te stellen: over een paar maanden krijgen we een nieuw bronsysteem, dan is het zonde om nu te beginnen.

Ik begrijp die gedachte, maar uitstellen is meestal niet nodig. Ook met een nieuw systeem heeft u nog steeds producten, klanten, facturen en medewerkers. Bij een overstap verandert vooral de vertaalslag van het bronsysteem naar het datamodel. De rapporten die u had, kunnen grotendeels hetzelfde blijven.

Intussen loopt de rekensom van het handwerk elke maand gewoon door.

Hoe wij beginnen

We beginnen bij ITsmart bewust klein. Vaak bouwen we eerst een paar Excel-rapportages na die nu elke maand veel handwerk kosten. Eén bronsysteem, één datamodel, één rapport dat het oude Excel-bestand vervangt. Zo heeft u snel iets wat waarde heeft, en zien mensen wat er mogelijk is. Vanaf daar bouwen we geleidelijk uit, in het tempo van uw organisatie.

Bent u benieuwd wat handmatige rapportages in uw organisatie kosten? In de SmartScan brengen we in twee weken in kaart waar tijd en geld weglekken, en waar volgens ons de grootste winst te halen valt.