Een controller is geen data-engineer
“Kun je even een Excel maken waarin ik zie hoe klant X presteerde in periode Y, uitgesplitst naar code Z?”
Controllers krijgen dit soort vragen dagelijks.
En omdat u weet waar de data staat, en omdat u handig bent met SQL of draaitabellen, bouwt u dat Excel-bestand. Elke keer opnieuw. Voor elke vraag. Voor elke collega die iets wil weten.
Dat is eigenlijk geen vraag voor een controller. Dat is een vraag voor een data-engineer.
Waar u voor bent aangenomen
Een controller is er om:
- financiële processen te bewaken
- het management scherp te houden
- risico’s en kansen te signaleren
- beslissingen te onderbouwen
Niet om ad-hoc queries te draaien, of Excels te bouwen die collega’s eigenlijk zelf zouden moeten kunnen maken. En ook niet om het doorgeefluik te zijn tussen het bronsysteem en iedereen die een cijfer nodig heeft.
Toch gebeurt dat bij veel controllers. Omdat het systeem niet faciliteert dat mensen zelf hun antwoorden halen. En omdat de controller de enige is die weet hoe het bronsysteem in elkaar zit.
Dat is prettig voor de collega’s. Minder prettig voor het eigen werk.
Wat dat in tijd kost
In organisaties die hun BI nog niet goed geregeld hebben, zie ik steeds hetzelfde. Controllers zijn heel veel tijd kwijt aan data maken in Excel of data goed zetten in Excel. Op een gewone week is dat misschien een dag. Rond het einde van de maand kan het oplopen tot drie dagen.
Data uit het bronsysteem trekken. Bestanden openen, velden verversen, formules nalopen. Verschillen opzoeken. Cijfers rechttrekken die niet aansluiten. Pas daarna begint het werk waarvoor u bent aangenomen: duiden, adviseren, vooruitkijken.
Precies meten is lastig, maar dat er tijd verloren gaat, is wel heel duidelijk. Al gauw is zo’n 20% van de tijd van een controller bezig met werk dat hij niet zou hoeven doen. Eén dag per week waarin u geen controller bent, maar data-loodgieter.
Oplossingen die werken, tot ze niet meer werken
Veel controllers hebben in de loop der jaren hun eigen manier gevonden om met die vragen om te gaan. Dat is knap werk, maar het loopt vroeg of laat vast.
Ik kwam ooit bij een controller die zelf rapporten maakte met Reporting Services. Hij was er heel blij mee. Voor elke nieuwe informatievraag maakte hij een nieuwe view op de database en een nieuw rapport. Inmiddels had hij 23 rapporten die ongeveer hetzelfde deden, net iets anders. Hij wist zelf niet meer of er al een rapport bestond voor een vraag, dus maakte hij het maar opnieuw.
Een ander klassiek voorbeeld is het grote master-Excelbestand dat naar andere Excelbestanden op het netwerk verwijst. ’s Ochtends ververst iemand alle velden en ’s middags is het klaar. Of er komt een nieuw jaar en er wordt een nieuwe sheet gemaakt met twaalf tabbladen, één per maand. Dan moeten alle formules worden aangepast, en vroeg of laat vergeet iemand er een.
En als dat bestand op de C-schijf van één persoon staat en die persoon is op vakantie, kan niemand erbij.
Harder “nee” zeggen werkt niet
De oplossing is niet om als controller vaker nee te zeggen tegen collega’s. Hun vragen zijn meestal terecht.
De oplossing is zorgen dat collega’s hun antwoorden zelf kunnen vinden in een goed ingericht datamodel. Met duidelijke definities en rapporten waarin mensen kunnen doorklikken naar het detail dat ze nodig hebben. Zo’n model wordt elke dag bijgewerkt, dus niemand hoeft een week te wachten op een nieuw overzicht.
Als iemand toch naast het systeem in Excel blijft rekenen, ga ik bij die persoon langs. Wat doe je nou precies in Excel? Ik tel deze kolom en die kolom op en deel door twaalf, want ik wil weten wat het per maand is. Zal ik dat dan gewoon inbouwen? Dat scheelt je elke week veel werk en het is elke dag actueel. Op die manier groeit het gebruik van het systeem, stap voor stap.
Wat het oplevert
Triferto, een handelsbedrijf in de agrarische sector, werkte met Excel-queryrapporten zonder uniforme definities en met een verouderde, statische BI-tool. Na de overstap noemt de financial controller onder meer structureel inzicht in marges en open orders, tijdsbesparing, betere beslissingen en minder stress bij de maandafsluiting.
Het vroeg wel inzet van hun kant. De financial controller zegt het zelf zo:
“Het is de investering zeker waard, je moet er echt wel voldoende effort instoppen, maar vervolgens heb je er dagelijks plezier van!”
Dat vind ik een eerlijke samenvatting. Een goed datamodel komt er niet vanzelf. Maar als het staat, krijgt de controller zijn rol terug en krijgen collega’s hun zelfstandigheid.
Waar u kunt beginnen
Wilt u weten hoeveel tijd er in uw organisatie opgaat aan handmatige rapportages, en waar die tijd precies zit? In de SmartScan brengen we in twee weken in kaart waar tijd en geld weglekt door handwerk en losse Excelbestanden.