Drie omzetcijfers in één vergadering: waarom self-service BI een centraal model nodig heeft

Ik zat een tijdje geleden bij een vergadering waarin de omzet besproken zou worden.

Iedereen had zijn eigen Excel-bestand of PowerPoint meegenomen. De eerste helft van de vergadering ging over één vraag: hoe kom je aan dat getal?

Iedereen had een andere definitie van omzet.

Niemand had het fout

Het bedrijf verkocht via dealers, en die dealers kregen een bonus over wat ze verkochten. Moet je die bonus van de omzet aftrekken als je de verkoopresultaten bespreekt? Dat ligt eraan. De een deed het wel, de ander niet.

Daarnaast speelde de timing. De verkoper rekende een order toe aan december, want op 20 december had de klant de offerte geaccepteerd. De boekhouder zei januari, want pas eind januari ging de factuur de deur uit.

Had een van hen ongelijk? Nee. Iedereen had gewoon een andere invalshoek, en voor zijn eigen doel klopte zijn getal. Maar samen in één vergadering zorgt dat voor verwarring. En voor een half uur discussie waarin niemand een besluit neemt.

Waar self-service BI ontspoort

Precies hier gaat self-service BI vaak mis.

Het idee klinkt goed: geef mensen de tools en laat ze hun eigen rapporten bouwen. Maar zonder één centraal datamodel met vaste definities krijgt u een Excel-hel, alleen dan met Power BI-rapporten.

Dat hebben we bij klanten echt gezien. Honderden werkruimtes in Power BI, allemaal net anders, en geen twee rapporten die hetzelfde zeggen. Mensen zitten zelf te knutselen. Dat is leuk, maar het staat op hetzelfde niveau als Excel-bestanden op de C-schijf.

Toch wil ik dat mensen zelf rapporten maken

Dat klinkt misschien tegenstrijdig, maar ik vind het juist goed als mensen bij een klant zelf rapporten gaan maken. Daarvoor zetten we zo’n datamodel neer: met goede data, goede meetwaarden, goede relaties en goede hiërarchieën waarmee mensen lekker aan de slag kunnen.

U kent uw business. U kent uw proces. U weet welke informatie u nodig heeft om uw werk te doen. Als u een staafgrafiek wilt in plaats van een taartdiagram, moet u ons daar niet voor hoeven te bellen.

Ik zie dat ook gebeuren. We maken bij de start vaak een paar rapporten die de bestaande Excel-sheets vervangen. Als mensen eenmaal merken dat ze zelf overzichten kunnen maken, gaan ze dat doen. Soms wordt ons rapport dan minder gebruikt. Dat vind ik niet erg. Het zaadje is geplant, en mensen gaan zelf met de data aan de slag. Dat het systeem gebruikt wordt, vind ik belangrijker dan welk rapport.

Managed self-service BI

Wat wél werkt, noem ik managed self-service BI. Dat is voor mij de gulden middenweg.

Het werkt zo:

• Wij zetten het centrale datamodel neer, met vaste definities van begrippen als omzet, marge en klant.
• We leggen uit hoe het model in elkaar zit en hoe u ermee kunt werken.
• Per afdeling zijn er één of twee mensen die zelf rapporten bouwen. Vaak zijn dat de interne Excel-goeroes.
• De rest van de organisatie gebruikt die rapporten.

Degene die rapporten bouwt, moet wel weten wat hij doet. Hij moet een beetje data-minded zijn, snappen hoe het datamodel in elkaar zit en begrijpen wat de organisatie nodig heeft.

Zo krijgt u geen Excel- of Power BI-hel, maar wel de flexibiliteit die de organisatie nodig heeft.

Afspraken over wat gedeeld wordt

Bij klanten adviseren we standaard om het aanmaken van werkruimtes in Power BI alleen door het centrale BI-team te laten doen. Daar komen de rapporten die met de hele organisatie gedeeld worden.

Power BI biedt de mogelijkheid om datasets en rapporten als vertrouwd of zelfs als gecertificeerd te markeren. Daarmee maakt u zichtbaar: wat hierin staat, klopt, en dit mag organisatiebreed gedeeld worden. Wat iemand voor zichzelf bouwt, is prima, maar dat hoort niet ongemerkt bij de rest van de organisatie te belanden.

Eén waarheid, meerdere perspectieven

Terug naar die vergadering. Iedereen hoeft voortaan echt niet dezelfde omzet te gebruiken. De verkoper mag naar acceptatiedatum kijken en de boekhouder naar factuurdatum.

Wat wel nodig is: die meetwaarden liggen met hun definitie vast in het centrale datamodel. Iedereen gebruikt de meetwaarde die hij voor zijn doel nodig heeft, en iedereen weet wat erachter zit. Dan heeft u die discussie in de vergadering nooit meer.

Uiteindelijk moet die kennis in uw eigen organisatie blijven zitten. Wij kunnen helpen met alle vragen, maar het doel is dat uw mensen zelf analyses maken en vertrouwen hebben in wat ze voor zich zien.

Waar staat u nu?

Benieuwd hoe uw organisatie ervoor staat met definities, datamodel en eigen rapporten? Met de AI-ready check ziet u in ongeveer vijf minuten op welk niveau van ons BI-volwassenheidsmodel u zit, met concrete verbeterpunten.