De waarde zit niet in de dashboards, maar in de gesprekken

Wat ik bij elke implementatie weer zie: de waarde zit niet in de dashboards, maar in de gesprekken.

In het begin denken klanten vaak dat een BI-traject over techniek gaat. Welk dashboard, welke koppeling, welk platform. Dat is invulwerk. Dat weten wij en dat regelen we.

De interessante vragen komen later. Als we samen door de data heen lopen.

Vragen die nog nooit hardop zijn beantwoord

Zodra de data uit uw bronsystemen op één plek staat en we er een model van maken, komen de vragen vanzelf:

• Wanneer noemen we een klant “actief”? Bij de laatste factuur, bij het laatste contact of zolang er een geldig contract is?
• Wat is omzet? Met of zonder de bonus voor dealers? Op orderdatum of op factuurdatum?
• Welke producten horen bij dezelfde productgroep? En wie beslist dat?
• Hoe gaan we om met retouren, creditnota’s en intercompany-stromen?

Dit zijn geen lastige vragen omdat het techniek is. Ze zijn lastig omdat uw organisatie ze nog nooit hardop heeft beantwoord.

Meestal blijken er drie afdelingen te zijn die allemaal hun eigen gang gaan. Niemand had dat ooit naast elkaar gelegd. Tot wij erbij komen en het verschil zichtbaar wordt.

Niemand heeft ongelijk

Neem omzet. Een verkoper zegt dat een order in december valt, want toen accepteerde de klant de offerte. De boekhouder zegt januari, want toen ging de factuur de deur uit. Wie heeft er gelijk?

Allebei, vanuit hun eigen invalshoek. Voor het doel van de verkoper klopt zijn getal, voor de boekhouder klopt het zijne. Het probleem ontstaat pas als die twee getallen in dezelfde vergadering op tafel komen en niemand weet waarom ze verschillen.

Een BI-traject maakt die verschillen zichtbaar. Dat voelt soms ongemakkelijk, maar het is precies het moment waarop u als organisatie kunt kiezen. Hoe willen wij dit zien? Welke definitie gebruiken we voor welk doel? Die keuze leggen we vast in het centrale datamodel. Daarna hoeft niemand er meer over te discussiëren.

Een Excel nabouwen en een fout vinden

Een BI-traject begint bij ons vaak met het nabouwen van een paar Excel-rapportages die de klant nu elke maand met de hand maakt. Dat geeft snel iets bruikbaars en het is een goede toets.

Ik heb het meerdere keren meegemaakt: je bouwt een bestaand rapport na en de cijfers sluiten niet aan. Je doet een aanpassing, en nog een, en je komt redelijk in de buurt. Op een gegeven moment weet je niet meer wat je nog kunt aanpassen. Dan duik je er samen met de eigenaar van het rapport in.

En dan blijkt dat de Excel die we aan het nabouwen waren zelf niet klopte. Er zat een fout in een formule. Zo’n moment is mooi, want het laat zien waarom een centraal model met vaste definities zo veel waard is.

Soms ligt het niet aan een formule maar aan de bron. De data wordt goed verwerkt en de berekeningen kloppen, maar in het bronsysteem staat iets verkeerd ingevuld, waardoor het in de verkeerde categorie terechtkomt. Ook dat komt in de gesprekken boven tafel.

De data tot leven brengen

Het mooiste moment in een project vind ik als we het semantisch model laten zien. Dat is de laag waarin we cryptische kolomnamen uit het bronsysteem omzetten in termen die de organisatie zelf gebruikt. Je geeft betekenis aan de data.

Als de klant dat ziet, volgt vaak een moment van herkenning. “O ja, zo zit het in elkaar.” En dan begrijpen mensen meteen hoe ze ermee kunnen werken.

Het gebeurt ook wel dat mensen al profijt hebben terwijl we nog aan het bouwen zijn. Ik vraag iets na bij degene die het zou moeten weten: ik zie dit, klopt dat? Die roept er een collega bij, en samen zien ze informatie die ze eerder niet hadden. Gewoon omdat de data goed gestructureerd is.

Waarom u daar zelf bij moet zijn

Wij zitten aan de technische kant. Hoe halen we de data binnen, hoe modelleren we die, hoe knopen we alles op de goede manier aan elkaar. Maar de mensen in uw organisatie weten wat de processen zijn, waar de data vandaan komt en hoe die data hen helpt in hun dagelijks werk.

Daar heeft u mensen uit de eigen organisatie bij nodig. Dat kan niet anders. Daarom werken we in korte slagen en in nauw overleg met de gebruikers. We laten een eerste versie zien, iemand zegt “meestal filter ik eerst hierop en dan klik ik daarop door”, en dan passen we het aan.

Voor controllers en CFO’s

Voor controllers en CFO’s is dit het moment waarop u invloed heeft. Niet als degene die data van A naar B sleept, maar als degene die helpt vastleggen hoe uw organisatie haar werkelijkheid meet.

De dashboards zijn het zichtbare resultaat. De gemeenschappelijke taal voor cijfers die tijdens zo’n traject ontstaat, is wat blijft.

Wilt u zien hoe we dat aanpakken? Op de pagina over het Smart Data Platform leest u hoe we data uit uw bronsystemen samenbrengen in één model met vaste definities, met de eerste resultaten binnen vier weken.