Een BI-project slaagt of faalt niet in de techniek, maar aan de directietafel

Ik heb ooit tijdens een lunch met de twee directeuren van een klant iets heel expliciet gezegd.

“Als je dit project niet ondersteunt, de mensen er geen tijd voor geeft en niet tegen ze zegt dat dit belangrijk is, dan gaat dit mislukken.”

Ze knikten. En vervolgens gebeurde er niets. De medewerkers kregen geen tijd, de oude rapportage bleef draaien en het systeem werd nauwelijks gebruikt. Het mislukte niet volledig, maar het werd lang niet zo succesvol als het had kunnen zijn.

Waar het meestal misgaat

Technisch gaat er zelden iets fout. Het datamodel klopt, de berekeningen kloppen, de rapporten zijn goed. Waar het meestal misgaat, is bij de mensen.

Het patroon is bijna altijd hetzelfde. De deadline is morgen, het nieuwe systeem kost tijd om te leren, dus “doe ik het nog even snel op de oude manier”. Als niemand in het management daar iets van zegt, blijft het zo. Maanden later draait het BI-systeem nog steeds naast de Excel-bestanden, in plaats van in hun plaats.

Wat wel werkt

Bij een andere klant ging het precies andersom. Ook daar klaagden mensen in het begin. Het was niet precies hetzelfde als vroeger. Maar de organisatie zelf zei: dit is de nieuwe manier van werken. En de oude tools werden op een gegeven moment gewoon uitgezet.

Binnen twee, drie weken kwam er enorm veel feedback. Een paar verbeterrondes later ging het stukken beter. En daarna begonnen mensen zelf te vragen of er nog meer data bij kon. Van weerstand naar waardering, in een paar maanden.

“Het is belangrijk dat mensen geen alternatief hebben, dat ze wel het systeem moeten gebruiken. Dat is natuurlijk het makkelijkste.”

Drie voorwaarden

1. Steun van bovenaf, en liefst meer dan dat. Het klinkt streng, maar mensen moeten de ruimte voelen om tijd te besteden aan het nieuwe systeem. Dat gebeurt alleen als het management zegt dat het belangrijk is, en daar ook naar handelt.

2. Een kernteam uit uw eigen organisatie. Wij kunnen begeleiden, maar wij kunnen het niet voor u uitrollen. Uw eigen mensen moeten collega’s opleiden en laten zien hoe het systeem in hun proces past. Het liefst zijn dat mensen die een beetje data-minded zijn en weten hoe de bronsystemen werken.

“Wij zitten aan de technische kant. Hoe halen we de data binnen, hoe modelleren we die, hoe knopen we het op de goede manier aan elkaar? Maar mensen van de organisatie weten wat de processen zijn en hoe die data mensen helpt met hun dagelijks werk. Daar heb je ze bij nodig. Dat kan niet anders.”

3. Iemand die naast de gebruikers gaat zitten. Als ik zie dat iemand nog met Excel werkt, vraag ik wat hij daar precies doet. “Ik pak die kolom en die kolom, tel ze op en deel door twaalf.” Dan bouw ik dat in. Dat scheelt hem elke week werk, en het is elke dag actueel. Zo groeit de acceptatie, één gebruiker tegelijk.

Het verschil tussen 90% en 100%

Organisaties die zeggen “kom maar op” en daarna niets meer inbrengen, komen meestal tot 90%. Bijna goed, maar net niet. Want de laatste finetuning vraagt iemand die weet wat hij wil en die kan uitleggen hoe het proces in elkaar zit.

Een BI-traject is een samenwerking. U investeert in ons als consultants, maar ook in de tijd en toewijding van uw eigen mensen. Dat tweede vergeten organisaties wel eens.

Waar staat uw organisatie?

De AI-ready check kijkt niet alleen naar techniek, maar ook naar draagvlak en organisatie. In ongeveer vijf minuten ziet u waar de grootste winst zit.