Autorijden door uw achteruitkijkspiegel: sturen op cijfers van vorige maand

U kunt prima autorijden door uw achteruitkijkspiegel.

Als u maar niet te hard rijdt. Als de weg niet te kronkelig is. En als de auto’s om u heen geen gekke dingen doen. Dan komt u best een eind.

Zo sturen veel bedrijven hun organisatie.

Anderhalve maand te laat

Een groot deel van de rapportages in bedrijven is financieel en achteraf. Aan het begin van de maand begint de maandafsluiting. Als u geluk heeft, is die rond de tiende klaar. Dan ziet u dat de vorige maand 10% minder omzet is binnengekomen.

Dat is nuttige informatie, maar u bent dan al anderhalve maand te laat.

En het is zo lang geleden dat het lastig wordt om de oorzaak te achterhalen. Als u er goed in duikt, komt u er misschien achter. Maar voor de maand waarin u nu zit, is het te laat om nog bij te sturen. Ondertussen gaat het misschien al twee maanden bergafwaarts.

Sturen op wat er nu gebeurt

Wat ik liever zie: sturen op operationele informatie, niet alleen op financiële cijfers achteraf. En die informatie moet op zijn minst op de dag actueel zijn. Dan bent u er op tijd bij om bij te sturen.

Een eenvoudig voorbeeld. Een handelsbedrijf heeft een verkoopbinnendienst die klanten belt voor orders. In het BI-systeem houdt u bij hoeveel er gebeld wordt. Deze week is dat 10% minder dan normaal.

Dan durf ik te voorspellen dat er volgende maand 10% minder omzet is.

Als u wacht op de financiële cijfers, ziet u dat pas over tweeënhalve maand. Als u het belvolume elke dag ziet, kunt u nu de vraag stellen: waarom wordt er minder gebeld? Zijn klanten niet bereikbaar? Is er iemand ziek? Gebeurt er iets in de markt? Dan zit u er bovenop.

Financiële cijfers vertellen wat er is gebeurd. Operationele cijfers zoals belvolume, offertes of orderintake geven een signaal over wat eraan komt. Die tweede groep heeft u nodig om echt vooruit te kunnen kijken.

Waarom het vaak nog achteraf gaat

In veel organisaties komen operationele cijfers en financiële cijfers uit verschillende systemen, elk met eigen rapportjes of helemaal niets. Wie die gegevens wil combineren, gaat knippen en plakken in Excel, en dan is het weer achteraf.

Soms bouwt iemand rapportages rechtstreeks op het bronsysteem. Dat werkt in het begin prima. Maar op een gegeven moment worden die rapportages zo zwaar dat het bronsysteem vertraagt en de mensen die erin moeten werken er last van krijgen. Zo is BI ooit begonnen: om het bronsysteem te ontlasten. Vanaf daar is het geëvolueerd naar slimmere en betere methodes.

Een centraal dataplatform haalt de gegevens uit de verschillende bronnen, legt ze naast elkaar in één datamodel en ververst ze automatisch. Dan kunt u belvolume naast orderintake en omzet zetten zonder dat iemand er een middag aan kwijt is.

Heeft u echt real-time nodig?

Zodra het over actuele informatie gaat, valt vaak het woord real-time. Iedereen wil het, en veel aanbieders beloven het.

Mijn nuchtere kijk: bijna niemand heeft echt real-time nodig. Als u in de aandelenhandel zit, kan een seconde verschil uitmaken. Voor bijna alle andere bedrijfsprocessen hoeft het niet op de seconde. Elke minuut of elke vijf minuten bijgewerkt is prima, en heel vaak is elke dag al meer dan voldoende.

Dat is ook al veel actueler dan wat de meeste organisaties gewend waren voordat ze met een serieus BI-systeem aan de slag gingen. Van anderhalve maand achteraf naar gisteren is al een enorme stap.

Het kan sneller, maar daar hangt een prijskaartje aan. Hoe vaker en sneller u wilt verversen, hoe meer er ingericht en draaiende gehouden moet worden. Dat zeggen we ook eerlijk tegen klanten. Meestal is het antwoord dan: dan is dagelijks prima.

Hoe wij dit inrichten

Het Smart Data Platform ververst uw data standaard één keer per nacht. Elke ochtend staan de cijfers van gisteren klaar. Voor de meeste stuurinformatie is dat ruim voldoende om de achteruitkijkspiegel in te ruilen voor een blik op de weg.

Zijn er processen waar u echt sneller moet kunnen reageren, bijvoorbeeld bij orders, voorraad of de productieplanning? Daarvoor is er Sigma, de live-module van het platform. Daarmee ziet u wijzigingen binnen seconden tot minuten, afhankelijk van het bronsysteem. We bekijken samen voor welke processen dat de moeite waard is, en voor welke niet.

Wilt u zien hoe dat in elkaar zit? Op de pagina over het Smart Data Platform leest u hoe we data uit meerdere bronsystemen samenbrengen en hoe Sigma daarop aansluit.