Een winst-en-verliesrekening bouw je niet steeds opnieuw

Wie bij tien organisaties de financiële rapportage bouwt, bouwt tien keer bijna hetzelfde. Omzet per maand, brutomarge, EBITDA, kasstroom, hoe snel klanten betalen. De verschillen zitten in de rekeningindeling en in een paar eigen begrippen, niet in de basis. Daarom hebben we die basis één keer goed gebouwd, als set die we met één klik bij een klant neerzetten.

Wat er in de set Financiële administratie zit

De eerste set in onze bibliotheek gaat over de financiële administratie uit Exact Globe: grootboek, budget en openstaande posten. Kiezen we hem voor een klant, dan zet het platform drie dingen neer:

• een datamart met de feiten en dimensies, zoals grootboekrekening, kostenplaats, dagboek, debiteur en crediteur;
• een semantisch model in Power BI met de berekeningen: honderden measures voor resultaat, werkkapitaal, budget en vorig jaar;
• de rapporten: management, groep, kasstroom, werkkapitaal, en marge en verwachting.

Meerdere administraties gaan in één model. De controles zitten erbij: sluit de balans, sluit de winst-en-verliesrekening, sluit de kasstroom.

De set in onze bouwomgeving. De cijfers zijn fictief en komen uit onze demo-omgeving.

Drie stijlen

Niet iedereen wil hetzelfde rapport. Daarom zijn er drie stijlen. Verhalend is een cockpit met kernzinnen in gewone taal: “Omzet € 12,5 miljoen, 8 procent meer dan vorig jaar, klanten betalen in 36 dagen” (fictieve cijfers). Zakelijk heeft zakelijke titels en één analyseblok. Simpel gebruikt alleen de standaardvisuals van Power BI in onze huisstijl en met de IBCS-kleuren (werkelijk donker, vorig jaar grijs, budget licht), zodat u ze zelf kunt aanpassen.

Het werk zit in de rekeningindeling

Wat een set niet voor u kan bepalen, is welke grootboekrekening onder welke regel van uw winst-en-verliesrekening valt. Dat legt u vast in de rekeningindeling: welke rekeningen samen de omzet vormen, welke de kostprijs, en waar subtotalen als brutomarge en EBITDA komen. U krijgt daarvoor een voorstel.

Het doel is dat de rapportage aansluit op de boekhouding, tot op nul. Daarom laat de set ook zien wat nog níét is toegewezen: welke rekeningen nergens onder vallen en welke bedragen daardoor op dit moment buiten de rapportage blijven. Zo ziet u meteen waar het verschil zit, in plaats van het achteraf te zoeken.

Nachtelijk of live

Een set werkt op de tabellen die het Smart Data Platform elke nacht ververst, of op de live tabellen van de Smart Live-module. De opbouw is in beide gevallen dezelfde. Voor een maandafsluiting is de nachtelijke versie ruim voldoende; wie gedurende de dag wil zien hoe de omzet zich ontwikkelt, kiest live.

Wat volgt

Na de financiële administratie volgt verkoop en logistiek: van order tot levering, omzet en marge per klant en artikel, en of u levert wat u belooft. Daarna voorraad en productie, inkoop, HR en projecten en uren.

Werkt u met Exact en wilt u zien hoe uw eigen administratie er in deze set uitziet? Op de pagina over Exact-rapportages leest u meer, of neem contact op voor een demo.